Muutos vaatii johtajuutta

Muutosjohtaminen on määritelty prosessiksi, jossa uudistetaan yrityksen liiketoimintastrategiaa, rakennetta ja valmiuksia palvella asiakkaiden ja henkilöstön muuttuvia tarpeita (Moran, Brightman, 2001). Muutos on läsnä yrityksen toiminnassa niin operatiivisella kuin strategisella tasolla (Burnes, 2004). Tämän vuoksi ei voi olla epäilystäkään siitä, kuinka tärkeää mille tahansa yritykselle on sen kyky tunnistaa, missä sen tulee olla tulevaisuudessa ja kuinka johtaa muutosta, jotta haluttuun tavoitteeseen päästään. Kokonaiskuvan hahmottaminen auttaa muutoksen konkretisoimisessa ja käytäntöön viemisessä. Se on muutosprosessin kartta, joka ohjaa prosessin etenemistä. Kokonaiskuvaa joudutaan kuitenkin täsmentämään, kertaamaan ja käymään läpi jatkuvasti koko muutoksen ajan.

Muutokselle on hyvä asettaa tavoitteita, jotka ohjaavat haluttua päämäärää kohden, johon muutoksella tähdätään. Tavoitteet voivat olla laadullisia, kuten henkilöstön osaamisen kasvattaminen tai määrällisiä, kuten liiketoiminnankasvattaminen. Prosessin aikana on tärkeää pystyä seuraamaan sen etenemistä. Välitavoitteita on hyvä asettaa, jotka helpottavat muutoksen johtamista ja muutoksen aikatauluttamista. Balance Score Card ohjeistaa muutoksen määrittelyä neljästä eri näkökulmasta:

Taloudellinen näkökulma

Mitä tulostavoitteita muutokselle asetetaan?

Asiakasnäkökulma

Miten asiakas hyötyy muutoksesta?

Sisäisten prosessien näkökulma

Miten sisäisten prosessien ja toimintamallien halutaan kehittyvän?

Oppimisen ja kasvun näkökulma

Miten osaamisen halutaan kehittyvän yksilö- ja yritystasolla?

Muutoksessa johtajan rooli on toimia organisaation valmentajana ja muutoksen mahdollistajana (Åhman 2004, 82). Hänen roolinsa on tärkeä koko muutosprosessin ajan, mutta tärkeys korostuu erityisesti muutoksen alkuvaiheessa (Ponteva 2010, 53). Kotterin (1996) mukaan ilman johtajan täydellistä tukea, uskoa ja innostusta muutosta kohtaan hanke mitä todennäköisimmin kariutuu heti alussa, sillä johtajan rooli on toimia esimerkkinä organisaation jäsenille. Tämän voi rinnastaa monelle varmasti tuttuun sanontaan ”hymy tarttuu”. Kun organisaation jäsenet näkevät muutoksen mukanaan tuoman innostuksen ja sitoumuksen johtajan toiminnassa, on erittäin todennäköistä, että myös heidän omat asenteensa muuttuvat positiivisemmiksi muutosta kohtaan (Sirkin ym. 2005, 111).

Yksi olennaisimmista seikoista muutoksen alussa on saada avainhenkilöt ja muut organisaation jäsenet sitoutettua muutokseen. Kommunikoinnin, viestinnän ja riittävän tiedon välittäminen, sekä selkeä muutoksen organisointi kaikille organisaation tai muutosta koskevan osaston jäsenille on yksi johdon tärkeimmistä tehtävistä ja myös avaintekijä organisaation tuen ja luottamuksen saamiselle, sekä ihmisten sitouttamiselle.

Hyvin etukäteen suunniteltu muutosprosessi, selkeät perustellut tavoitteet ja tukijärjestelmä tukevat positiivista suhtautumista muutokseen. Suunnittelu luo perustan onnistumiselle. Osallistaminen suunnitteluun motivoi ja sitouttaa henkilökuntaa muutokseen. Jokainen muutosprosessi on ainutlaatuinen ja organisaation aikaisemmat kokemukset ja historia vaikuttavat seuraaviin muutoksiin. Muutoksen hallintaa auttaakin, jos on ymmärrys, mitä organisaatiossa tapahtuu muutosprosessin aikana. (Stenvall & Virtanen, 2007)