Robotti havaitsee kateprosentin tai budjetin poikkeamat odotetuista arvoista ja se voi tuottaa analyysin ja täsmäysten jälkeen selkokielisen raportin. Mutta ainakaan vielä robotit eivät voi johtaa tilinpäätösprosessia.
Hyvän kirjanpitotavan mukaan kirjanpitovelvollinen seuraa säännöllisesti, esimerkiksi kuukausittain, kirjanpidon sisällön täydellisyyttä ja oikeellisuutta olennaisella (KPL 3:2a) tarkkuudella. Täsmäytysten tarkoituksena on varmistua siitä, että kaikki kirjanpitovelvollisen liiketapahtumat on käsitelty pääkirjanpidossa ja että tositteiden, kirjanpitomerkintöjen ja niiden perusteella laaditun tilinpäätöksen eheys säilyy kirjanpidossa. Lisäksi tarkoituksena on varmistaa, että pääkirjanpitoon ei ole tehty tositteisiin pohjautumattomia tai muutoin virheellisiä kirjauksia.
Täsmäytystoimenpiteiden tarkoitus on varmistaa kuukausittaisten seuranta- ja valvontaraporttien sekä tilinpäätöksen täydellisyys ja oikeellisuus olennaisella tarkkuudella. Jo tilikauden aikana juoksevassa kirjanpidossa voidaan ennakoida tulevan tilinpäätöksen oikeellisuutta esimerkiksi arvostamalla ja jaksottamalla tilinpäätöseriä sekä laatimalla tase-erittelyt kuukausittain.
Robotit auttavat meitä havaitsemaan poikkeamia
Nykyiset kirjanpito-ohjelmat osaavat varsin hyvin löytää täsmäytyslaskelmien avulla esiin tulevat poikkeamat. Joku on opettanut robotin vertaamaan esimerkiksi pääkirjanpidon ja osakirjanpidon saldoja toisiinsa tai kirjanpidossa olevan pankkitilin saldoa pankin muodostamaan tiliotteen saldoon. Robotti on voitu opettaa kirjaamaan automaattisesti pieniä pyöristyseroja oikealle kirjanpitotilille esimerkiksi arvonlisäverokirjausten yhteydessä.
Robotti osaa myös katelaskennan ja budjetoinnin alkeet – robotti havaitsee kateprosentin tai budjetin poikkeamat odotetuista arvoista. Löytääkö robotti poikkeaman syyn? Kyllä löytää, jos sille on opetettu etsimään esimerkiksi kateprosenttiin vaikuttavia joukkoon kuulumattomia kirjanpidon kirjauksia. Robotti on opetettu vertaamaan annettuja alennuksia vakiohintoihin ja se myös ”heristää” nätisti sormellaan myyjälle, jos myyjä on heltynyt antamaan alennuksia.
Robotti tuottaa kaiken analysoinnin ja täsmäysten jälkeen selkokielisen sähköisen tai paperimuotoisen raportin, jonka saatteena voi tulevaisuudessa olla mukaansatempaava nais- tai mieshenkilön ääni- tai animaatioesitys.
Robotit eivät voi kuitenkaan johtaa tilinpäätösprosessia – ainakaan vielä.
Taloushallinnon ammattilainen johtaa tilinpäätösprosessia ja varmistaa tilinpäätöksen oikeellisuuden
Kirjanpitolain (1336/1997, KPL) mukaisena tilinpäätöksen tavoitteena on, että tilinpäätös antaa oikean ja riittävän kuvan toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta olennaisuusperiaatteen mukaisesti ottaen huomioon kirjanpitopitovelvollisen harjoittaman toiminnan laatu ja laajuus (KPL 3:2).
Oman kokemukseni mukaan edellä mainittu kirjanpitovelvollisen harjoittama toiminnan laatu ja laajuus (luonne) jäävät joskus liian vähälle huomiolle tilinpäätöksen laatijoilta.
Taloudellisen raportoinnin ja tilinpäätöksen sekä mahdollisen toimintakertomuksen oikeellisuuden perustana on se, että kirjanpitäjä ja tilinpäätöksen laatija ymmärtävät yhtiön liiketoiminnan luonteen sekä tunnistavat keskeiset asiakkaat, alihankkijat ja yrityksen prosessit.
Liiketoiminnan luonne, tulevaisuuden näkymät, johdon päätökset ja liiketapahtumien todellinen sisältö ratkaisevat, missä tuloslaskelman tai taseen erässä liiketapahtuma esitetään sekä miten omaisuuserät ja velkaerät arvostetaan tilinpäätöksessä. Sama liiketapahtuma voidaan siis ymmärtää ja kirjata eri tavoin riippuen liiketapahtuman luonteesta ja todellisesta sisällöstä. Robotti ei voi tehdä yrityksen harkinta – ja päätösvaltaan perustuvaa ratkaisua.
Ennakoinnin ja valmistelevien toimenpiteiden merkitys
Ennakointi pitää sisällään sen, että tilinpäätöksen laatija on laatinut kuvauksen yrityksen liiketoiminnasta. Tilinpäätöksen laatija tuntee toimialaa koskevat poikkeavat menettelyt ja yrityksen liiketoiminnan luonteen, keskeiset toimijat ja yrityksen prosessit. Tilinpäätöksen laatijalla on päivitettynä kaikki hallintoon liittyvät asiakirjat ja tarvittaessa myös lähipiiritahot on selkeästi kuvattu ja nimetty.
Ennakoinnin tarkoituksena on huomioida tulevassa tilinpäätöksessä käsiteltävät erät jo juoksevaa kirjanpitoa tehtäessä. Monen tilinpäätöksessä esitettävän erän arvostus- ja jaksotusperiaate ja esittämistapa voidaan päättää jo kirjauksia tehtäessä. Valmisteleviin toimenpiteisiin kuuluvat tietopyynnöt yrityksen johdolle sekä tarvittavien täsmäytysten tekemiseen liittyvät asiakirjapyynnöt.
Hallintoon kuuluvilla asiakirjoilla, kuten yhtiöjärjestyksellä, pöytäkirjoilla ja lähipiiritahojen kuvaamisella sekä verotusta koskevilla päätöksillä ja asiakirjoilla on tilinpäätöksen laadinnan kannalta suuri merkitys.
Tilinpäätösmallit ja ohjeistus tilinpäätösprosessin apuna
Taloushallinnon ammattilaisille on saatavilla tilinpäätöksen laadintaan oivallisia työvälineitä. Osakeyhtiön tilinpäätösmallit ja ohjeistus on käytännönläheinen opas tilinpäätösprosessin johtamiseen ja tilinpäätöksen oikeellisuuden varmistamiseen. Teos löytyy sekä printtinä että sähköisenä palveluna.