fbpx
+358 10 279 3550 info@countmaster.fi

Rekisteriseloste

Count Deal Oy:n ja Nettomaster Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietolaki 523/1999 10 § ja 24 § EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679.
Tietosuojaseloste on laadittu 24.5.2018.

Selosteessa on kerrottu tietosuojalainsäädännön edellyttämät tiedot henkilörekisteristä. Tilitoimiston asiakasrekisterissä olevat tiedot koskevat kuitenkin myös tilitoimiston asiakkaana olevia yrityksiä. Selkeyden takia ohessa on kuvattu asiakasrekisteriä osittain myös yritystietojen osalta. Tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaiset tiedot annetaan kuitenkin vain henkilötietojen käsittelyn osalta.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Count Deal Oy & Nettomaster Oy
Yritystunnus: 0586269-7
Itäkatu 1-5 A38
00930 HELSINKI
Puhelinnumero: +358 10 821 6500
s-posti: etunimi.sukunimi@countdeal.fi

2. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Jukka Hämäläinen
KLT, MBA
KHT-tilintarkastaja
+ 358 50 338 3146

3. REKISTERIN NIMI

Count Deal Oy:n ja Nettomaster Oy:n asiakasrekisteri tilitoimistopalveluissa, tiedotuksessa ja markkinoinnissa.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET

Rekisterinpitäjällä on oikeus ja velvollisuus kerätä ja käsitellä tietoja asiakkaan palvelusopimuksen vaatimiin tarkoituksiin. Rekisterinpitäjä saa myös kerätä ja käsitellä tietoja myös seuraaviin tarkoituksiin:

  • asiakkaan tunnistaminen
  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • asiakastapahtumien varmentaminen
  • asiakasviestintä ja asiakassuhteen hoitaminen
  • Count Deal Oy:n ja Nettomaster Oy:n ja niiden yhteistyökumppanien palveluiden markkinointi
  • laskutus ja maksajan yksilöinti sekä saatavien perintä
  • Count Deal Oy:n ja Nettomaster Oy:n tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen suojaaminen
  • lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
  • analysointi ja tilastointi
  • muut vastaavat käyttötarkoitukset


5. REKISTERIN OIKEUSPERUSTEET

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun oikeutettuun perusteeseen. Asiakkaan ollessa yhteydessä rekisterinpitäjään tai pyytäessään rekisterinpitäjää olemaan häneen yhteydessä, asiakas on antanut suostumuksensa tietojen kirjaamiselle ja tallentamiselle. Henkilötietojen käsittelyn yleisenä henkilötietolain 8 §:n mukaisena perusteena on asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan tilitoimistolle antama toimeksianto sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat esimerkiksi:

  • Henkilön antama suostumus
    • Suostumuksesta on kyse esim. silloin, kun henkilö on pyytänyt tietoja tilitoimiston palveluista tai on tilannut tilitoimiston asiakastiedotteen tai on muulla tavalla antanut suostumuksensa markkinointiviestien lähettämiseen.
    • Rekisterinpitäjän ja asiakkaan välinen sopimussuhde
    • Henkilön tiedot voivat olla asiakasrekisterissä sopimussuhteen perusteella seuraavissa tilanteissa:
      • henkilö on rekisterinpitäjän asiakas
      • henkilö on rekisterinpitäjän asiakkaana olevan yrityksen tai yhteisön yhteyshenkilö, vastuuhenkilö, osakas, omistaja, edunsaaja tai edustaja.
    • Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
    • Tilitoimistoilla on esim. rahapesulain vaatimusten takia velvollisuus tunnistaa yrityksen edustajat ja edunsaajat sekä rekisteröidä asiakasyrityksen henkilötiedot ja säilyttää niitä laissa säädetyllä tavalla.
    • Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu
      • Oikeutettu etu voi perustua asiakassuhteeseen, velkasuhteeseen, maksusaamiseen, kanteeseen tai vaatimukseen, jossa rekisterinpitäjä tai rekisterinpitäjän sopimuskumppani on kohteena tai osallisena.

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ, HENKILÖTIETORYHMÄT

Count Deal Oy:n ja Nettomaster Oy:n asiakasrekisteriin voidaan tallentaa henkilöistä seuraavia tietoja:

  • Nimi
  • Henkilötunnus
  • Mikäli henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta, tallennetaan syntymäaika ja -paikka sekä kansallisuus.
  • Mikäli henkilöllä on Y-tunnus, myös se tallennetaan.
  • Yhteystiedot: posti- ja laskutusosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Viestinnässä käytettävä kieli, mikäli se ei ole suomi
  • Henkilön asema, toimivaltuudet ja/tai omistusosuudet asiakkaana olevassa yrityksessä tai muussa yhteisössä
  • Tilitoimiston asiakkaan tunnistamiseen ja toiminnan arviointiin liittyvät tiedot sen mukaisesti kuin edellytetään laissa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (laki 444/2017 eli ns. rahanpesulaki)
  • Kun henkilö on asiakasrekisterissä jonkin yrityksen tai yhteisön edustajana, niin henkilötiedot on tallennettu kyseisen yrityksen tai yhteisön tietojen yhteyteen. Niinpä asiakasrekisterin tiedoista ilmenee myös se, mitä ja millaista yritystä/yhteisöä kyseinen henkilö edustaa. (Nämä eivät kuitenkaan ole varsinaisia henkilötietoja vaan yritystietoja.)
  • Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot
  • Mahdolliset luvat, suostumukset ja kiellot
  • Mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot
  • Count Deal Oy:n ja Nettomaster Oy:n hallinnoimien ohjelmien rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus ja asiakastunnus

7. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN TIETOLÄHTEET

Asiakasrekisterin henkilötietoja saadaan seuraavista lähteistä:

  • rekisteröidyiltä henkilöiltä itseltään
  • asiakkaana olevan yrityksen tai yhteisön edustajilta
  • julkisista viranomaislähteistä
  • Count Deal Oy:n ja Nettomaster Oy:n tytäryhtiöltä ja yhteistyökumppaneilta
  • muista julkisista lain sallimista lähteistä

8. EVÄSTEET JA MUUT VASTAAVAT TEKNIIKAT

Rekisterinpitäjä voi verkkosivuillaan kerätä palveluiden käytöstä tietoa evästeillä (cookies). Evästeitä ja niiden avulla kerättäviä tietoja käytetään järjestelmän käytön seurantaan ja järjestelmän kehittämiseksi.

  • Käytettyjen evästeiden avulla ei voida tunnistaa yksittäistä vierailijaa eikä niiden tarkoituksena ole kerätä henkilötietoja.
  • Voit estää evästeiden asettamisen tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivujen toiminnan, niiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa sivujen käytettävyyteen.

Selainkäyttäytymisestä rekisteriin voidaan kerätä seuraavia tietoja, joita ei yhdistetä muihin tietoihin:

  • rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, selain, selainversio, sivu, jolta rekisteröity on siirtynyt sivuillemme) sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot.

Sosiaalisen median liitännäiset

Tilitoimisto Count Deal Oy:n ja Nettomaster Oy:n sivuilla voi olla linkkejä ja yhteyksiä kolmannen osapuolen verkkosivustoihin sekä niin sanottuja sosiaalisen median liitännäisiä (esimerkiksi Facebook). Sosiaalisen median liitännäisten käyttäminen voi lähettää tunnistettavaa tietoa kyseisille sosiaalisen median palveluntarjoajille. Liitännäisen avatessasi saatat sallia kolmansien osapuolten internetsivujen evästeiden tallentumisen tietokoneellesi, jolloin näiden hallinnoijat voivat seurata sivun käyttöä, mikäli olet kirjautunut kyseisen palveluntarjoajan sosiaaliseen mediaan.

Näihin Tilitoimisto Count Deal Oy:n ja Nettomaster Oy:n sivustolla ja palvelussa oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kolmannen osapuolen yksityisyys-, käyttö- ja muita ehtoja. Count Deal Oy:llä ja Nettomaster Oy:llä ei ole määräysvaltaa tällaisiin kolmansien osapuolten internetsivuihin, eikä Count Deal Oy ja Nettomaster Oy ole vastuussa mistään niillä julkaistusta materiaalista tai niiden käytöstä.

9. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUS JA SIIRTÄMINEN

  • Rekisterinpitäjällä oikeus luovuttaa ja siirtää asiakasrekisterin tietoja:
  • Asiakkaan pyynnöstä tämän nimeämälle kolmannelle osapuolelle
  • Asiakassopimuksen toimeenpanon edellyttämille tahoille
  • Viranomaisille tai muille joilla on lakiin perustuva oikeus tietojen saantiin
  • Tiedotusta ja markkinointia varten Count Deal Oy:n ja Nettomaster Oy:n yhteistyökumppaneille. Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta muuhun markkinointitarkoitukseen.
  • Perintäyhtiöille myöhästyneen laskusaamisen tai muun velkasaamisen perimiseksi
  • Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Tietoja voidaan siirtää vain asiakkaan yksiselitteisestä pyynnöstä sekä jos se on tarpeen rekisterinpitäjän edun puolustamiseksi. Lisäksi siirron tulee olla henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön mukaan sallittua.

10. REKISTERIN SUOJAUS

  • Rekisteri sijaitsee salasanasuojatulla ja tietoturvallisella palvelimella, johon pääsy vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Rekisterinpitäjä hallinnoi rekisterin käyttöoikeuksia.
  • Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain Count Deal Oy:n ja Nettomaster Oy:n ja sen toimeksiannosta toimivien yritysten yksilöidyt työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.
  • Rekisteritietojen säännöllisestä varmuuskopioinnista huolehditaan ja tietojen palauttamismahdollisuus on varmistettu.
  • Rekisterinpitäjä ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista suoraan viranomaisille tai käyttäjälle lainsäädännön määrittelemien säännösten mukaisesti.
  • Manuaalisesti ylläpidettävä aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja se tuhotaan tietoturvallisesti.
  • Rekisterin tiedoista voidaan ottaa myös kopioita, tulosteita ja muita paperisia otteita. Tällaista manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, ja manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisella tavalla, kun aineisto ei enää ole tarpeen asiakkaan toimeksiannon hoitamiseksi.
  • Ainoastaan rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta toimivien yritysten yksilöidyillä työntekijöillä on oikeus etsiä ja käsitellä tietoja siihen tarkoitukseen, johon ne kerättiin.

11. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

  • Kun henkilötiedot on tallennettu sopimussuhteen perusteella, niitä säilytetään koko sopimussuhteen ajan sekä sen jälkeen, niin kauan kuin se on tarpeellista sopimussuhteeseen liittyvien asioiden hoitamiseksi, mahdollisiin kanteisiin tai vaatimuksiin vastaamiseksi, saamisten perimiseksi tai muuten oikeutettujen etujen suojaamiseksi.
  • Kun henkilötiedot on tallennettu lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, niin henkilötietoja säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan.
  • Lainsäädännön edellyttämän säilytysajan jälkeen tilitoimistolla on oikeus ja velvollisuus hävittää tiedot.
  • Mikäli henkilötiedot on tallennettu pelkästään kyseisen henkilön suostumuksen perusteella, niin tiedot poistetaan viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on pyytänyt tietojensa poistamista.

12. REKISTERÖIDYN HENKILÖN OIKEUDET

  • Oikeus tietää, mitä häntä koskevia henkilötietoja on tallennettu rekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia henkilötietoja
  • Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja ja jos käsitellään, hänellä on oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.
  • Rekisteröidyllä on oikeus saada oikaistuksi, poistetuksi tai täydennettäväksi käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
  • Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, mutta vain siinä tapauksessa, että niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta tai henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
  • Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus. Tietoja voidaan kuitenkin tästä huolimatta säilyttää ja käyttää kirjanpito- tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä johtuvasta syystä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Näiden oikeuksien toteuttamiseksi voit olla yhteydessä tällä sivulla ilmoitettuihin rekisteriasioita hoitaviin henkilöihin. Oikeuksien toteuttaminen edellyttää, että voimme vahvistaa henkilöllisyytesi luotettavalla tavalla. Voit tehdä sen vierailemalla toimistossamme virallisen henkilöllisyystodistuksen kanssa.

13. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

 

 

Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 24.5.2018