fbpx
+358 10 279 3550 info@countmaster.fi

Mitä toimintoja kannattaa automatisoida?

08/11/2019

Tavoitteena henkilö- ja ohjelmistoriippumattomuus

Oletko yrityksesi korvaamaton hallinnon uurastaja? Mitä tapahtuu, kun liiketoimintasi on rakennettu yhden ohjelmiston varaan ja ohjelmisto tulee elinkaarensa loppuun?

 

Mitä hyötyä on menetelmäkuvauksesta?

Aloitan uuden toimeksiannon tekemällä menetelmäkuvauksen korvattavan henkilön töistä tai ohjelmiston toiminnoista. Samalla korjaan tehokkaammaksi tai laadukkaammaksi työprosesseja. Joudun usein muistuttamaan asiakkailleni, että rutiinityöt on korvattavissa robotiikalla. Vapaaehtoisena syöpätukihenkilönä tiedän, että kuolemantuomion saanut ei kadu tekemättömiä töitä, vaan sitä, ettei viettänyt riittävästi aikaa läheistensä kanssa.

Hyvän menetelmäkuvauksen jälkeen tehtävän vastaanotto ei ole enää henkilö- tai ohjelmistoriippuvaista. Taloushallinnon ammattilainen tietää, että toistettavat rutiinipalvelut eivät tuo asiakkaille mitään lisäarvoa – se vain mataloittaa kynnystä vaihtaa palveluntuottajalta toiselle tai korvaamaan ne robotiikalla kustannussäästösyistä.

Toki luopuminen pitkäaikaisesta luotettavasta talousosaajasta tai ohjelmiston käyttörutiineista tuntuu epämiellyttävältä, mutta luottamus perustuu muuhun kuin toistettaviin rutiineihin; luotettava asiantuntijakumppani tehostaa liiketoimintaprosesseja, tunnistaa poikkeamat, tuo esiin kehitysehdotukset, opastaa tai tukee liiketoiminnan hallintoasioissa sekä vie läpi tarvittavat muutokset. Luotettava ohjelmisto ei ohjaa toimintaa, vaan tukee ja nopeuttaa sitä laadusta tinkimättä. Ennen kaikkea tehtävänäni on rakentaa ratkaisu, joka säästää yrittäjän aikaa hallinnon byrokratialta operatiivisiin liiketoimintaa edistäviin tehtäviin tai vapaa-ajan vietolle.

Mitkä ovat hyvän ohjelmiston kriteerit?

Joustava ohjelmisto soveltuu uusiin liiketoiminnan tilanteisiin. Eräs asiakkaani halusi aloittaa valmistustuotannon, mutta nykyinen ohjelmisto ei siihen taipunut. Usein tällaisille yrittäjille tarjotaan toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi erillistä Business Intelligence -raportointiratkaisua. Se on hyvä varoitusmerkki siitä, että ohjelmisto on jo valmiiksi vanhanaikainen. Autoin asiakastani valitsemaan uuden toiminnanohjausohjelmiston, joka tukee yrityksen kasvua ja kehitystä sekä sisältää helppokäyttöisen dynaamisen ja reaaliaikaisen BI-moduulin tukemaan liiketoimintapäätöksien tekemistä.

Asiakkaan tarpeet menevät ohjelmistojen edelle

Pilvipalveluina jaettavien nk. SaaS-ohjelmistojen ongelma on se, että yrittäjä joutuu riippuvuussuhteeseen ohjelmistotoimittajan kanssa, koska ohjelmiston kehitys on toimittajan varassa. Yrittäjä joutuu tästä ilosta maksamaan kuukausittaista ylläpitopalvelumaksua. Toinen ongelma on ohjelmistokäyttömaksu, joka rankaisee yrityksen kasvua. Hyvä menetelmäkuvaus vähentää tätäkin riskiä, kun voi nopeasti vaihtaa SaaS-palvelusta toiseen.

Tukkukauppa-asiakkaani saa minun mielestäni pitää vanhentuneen unix-pohjaisen toiminnanohjausjärjestelmänsä, vaikka siihen ei ole rakennettu sovellusliittymiä verkkolaskutukseen tai verottajalle. Syynä tähän on se, että tämä ohjelmisto on tehty kertahankintana, jolloin siitä ei synny lainkaan kuluja, asiakas kykenee vapaasti räätälöimään sitä tarpeisiinsa sopivaksi, ja sillä on rajaton käyttäjä- ja datamäärä, eikä siihen voi ulkopuoliset tunkeutua verkon kautta. Niin kauan kuin työvoiman käyttö on halvempaa kuin ohjelmiston nykyaikaistaminen ja tukkukauppiaalla on monopoliasema markkinoilla, niin tämä on hyvä ratkaisu.

Olen liian monta kertaa seurannut, kun yritystoiminta muuttuu kannattamattomaksi uusien SAP-lisenssien hankinnan seurauksena. Pelkillä SAP-lisensseillä ja ohjelmiston asennuksella ei yrittäjä tee yhtään mitään, sillä sen jälkeen rahaa ja aikaa palaa yli ennustetun konsultteihin, jotka räätälöivät ohjelmiston toimintavalmiuteen asiakkaalle. SAP-konsultointi elätti minua Saksassa lähes vuosikymmenen. Saksalaista SAP:ia myydään edelleen ”kustannus- ja aikasäästöillä”, mutta suurin osa suomalaisista yrityksistä on kooltaan niin pieniä, että siitä syntyy enemmän kustannuksia kuin säästöjä eikä se tehosta ainakaan talousprosesseja. Kotimaiset ohjelmistot sopivat pääsääntöisesti paremmin kotimarkkinoilla toimiville yrittäjille.

”Missioni on vapauttaa yrittäjä hallinnon byrokratiasta operatiiviseen liiketoimintaan! ”

9
Camilla Rissa
CountMasterin CFO ja Controller -palvelut
+358 45 110 4260
camilla.rissa@countmaster.fi